实际可以迁移的内容
首先看 Otter 这一侧。“您可以以多种格式（音频和文本）导出对话，包括与您共享的对话。”文本导出格式包括 TXT、DOCX、PDF 或 SRT，并提供显示发言人姓名、时间戳和高亮内容的选项。订阅计划很关键：“Basic 计划用户只能将对话导出为 TXT 文件。”
摘要是单独导出的。“您可以随时导出对话摘要（Overview、Action Items、Insights、Outline 和 Custom Prompt），或者轻松地单独复制每个部分。”显示哪些部分取决于您的模板：“‘导出’对话框中可用的摘要选项由应用于该对话的模板决定。”
有两个部分需要手动复制。Otter 的常见问题解答指出：“Outline 无法导出为文件，但您可以复制完整摘要并提取出单个 Outline 项目，”以及“Action Items 无法直接导出，但您可以手动复制它们。”
针对大量数据，Otter 提供了批量导出功能，但有权限限制：“批量导出功能仅在 Otter Business 和 Enterprise 计划中可用。”批量导出将通过电子邮件以 ZIP 文件形式发送。在网页端，“全选”只会选中当前页面已加载的对话，因此在选择之前，请向下滚动以加载所有内容。
较旧的对话仍然可以访问。如果您使用的是免费计划，“在 Basic 免费计划中，您可以访问最近的 25 个对话，”而更早的对话会被归档，而不是删除。Otter 证实：“您无需取消归档或升级计划即可导出已归档的对话。”不过有一个限制涉及共享通话：“对话归档是基于对话所有者的计划，而不是与该对话共享的人的计划。”
您也可以慢慢来。Otter 表示，更改或取消计划会保留您的历史记录：“只有在您选择删除对话、删除帐户或您的帐户被工作区管理员删除时，您的对话才会被删除。”这意味着您可以将 Otter 保留为参考副本，直到您确认所需的一切都已安全导入 ChatGPT。
现在来看看 ChatGPT 这一侧。有两个接收端，它们承担着不同的职责。
Meetings，用于新通话。“Meetings 目前在 macOS 的 ChatGPT 桌面应用程序中处于 Beta 测试阶段，适用于所有 Pro 计划和所有 Business 计划。”它通过 Mac 的麦克风和系统音频进行录音，无需机器人加入通话。笔记会保存在 Space 的一个页面中，并且“Meetings 会使用转录文本、您的笔记以及来自您已授权的已连接应用程序的相关上下文，在同一页面中添加个性化摘要和建议的待办事项。”Meetings 是一个独立于 Record（旧版桌面应用的录音功能）的功能，后者的历史记录管理在管理 ChatGPT Record 模式携带的内容中有所介绍。
Projects 和 Space，用于您的历史记录。 您的 Otter 归档是文件，因此它应该存放在 ChatGPT 保存文件和上下文的地方。一个 Project（项目）可以容纳文件、指令和聊天，文件数量受订阅计划限制。Space（空间）适用于 Pro、Business 和 Enterprise 计划，用于保存页面和上传的文件，并且“对于有权访问 Space 的帐户，Space 将取代 Library（库）。”
无法自动迁移的是“意义”。转录文本记录了说了什么，但它不会记录所说的事情中哪些变成了决策、哪些被放弃了，以及原因是什么。Otter 的摘要有所帮助，但您所依赖的决策仍然需要刻意提取出来。
手动迁移步骤
步骤 1：导出您的 Otter 历史记录，并决定哪些内容值得迁移
首先从合规和政策开始。会议转录文本包含他人的发言。在将同事、客户或患者的录音移至其他服务之前，请检查您组织的政策以及涵盖原始录音的任何协议。如有疑问，请迁移摘要和您自己的笔记，而不是完整的转录文本。
然后选择范围。大多数人并不需要每一次通话记录。挑选那些仍然重要的会议：进行中的项目、定期的客户沟通、您预计会重新审视的决策。两年前的每周站会很少有保留价值；而客户解释其限制条件的启动会议通常非常重要。
对于每个会议，导出两样东西：一是启用发言人姓名和时间戳的 DOCX 或 PDF 格式转录文本；二是包含模板提供的每个部分的摘要。由于 Otter 不会将 Outline 和 Action Items 导出为文件，请手动将它们复制到同一个文档中。
如果您有大量通话且使用的是 Business 或 Enterprise 计划，请使用批量导出。否则，请单独导出重要的通话，包括已归档的对话（Otter 允许您在不升级的情况下导出这些对话）。
最后，进行合并。由于 Project 有文件数量限制，请按日期顺序将相关的转录文本合并为每个项目或每个客户一个文档，并将每次会议的摘要放在其对应部分的顶部。这也有助于 ChatGPT 更轻松地搜索历史记录。
在结束之前，为每个项目撰写一份单页的决策日志：在这些会议中做出了哪些决策、由谁做出、何时做出以及原因。Otter 的摘要是您在此处的原材料。这个页面才是真正承载上下文的部分。
步骤 2：将历史记录导入 ChatGPT 项目，并使用 Meetings 记录新笔记
为每项工作创建一个 Project。先上传决策日志，然后上传合并后的转录文本文件。添加项目指令（Instructions），描述该项目是什么、常驻参与者是谁，以及您希望如何组织回答。
谨慎选择记忆设置。OpenAI 指出：“项目可以使用默认记忆或仅限项目的记忆。”对于客户会议或任何机密内容，仅限项目的记忆可以将上下文保留在一个地方：“当您将项目切换为仅限项目的记忆时，该项目中的信息将从项目外部使用的记忆中移除。”对于您自己的定期团队会议，默认记忆可能更有用，因为您在那里学到的东西可以为其他聊天提供参考。
如果您有 Space，您也可以将决策日志保留为一个页面，这样更易于编辑和共享。请记住 Space 是如何处理记忆的：“如果启用了记忆（Memory），ChatGPT 在帮助您编写或更新页面时可能会使用个人上下文。”在共享页面之前，请先对其进行检查。
测试迁移效果。向该项目提出一个您的 Otter 历史记录应该能回答的问题，例如在特定月份与客户达成了什么协议以及原因。如果回答来自您的决策日志，说明上下文已成功导入。如果没有，说明信息仍留在需要总结的转录文本中。
然后，如果您使用的是受支持的 Mac 和订阅计划，请将新会议切换到 Meetings 插件。遵守 OpenAI 的知情同意规则：“告诉会议中的每个人您将记录会议笔记，并在开始前获得每个人的同意。”OpenAI 明确指出，应用内的提醒是针对您的：“它不会通知其他参与者，也不会替您获得他们的同意。”
Meetings 还能在转录文本之外丰富其摘要。OpenAI 表示，它“使用 ChatGPT Work 以及来自您已连接应用程序的相关上下文来丰富您的会议摘要，并建议后续的待办事项。”在采取行动之前，请先审查这些建议。OpenAI 自身对笔记的建议是在依赖或共享它们之前先核对重要细节，同样的谨慎态度也适用于 ChatGPT 建议下一步要做的任何事情。
了解 Meetings 如何存储内容。“为您的会议记录创建的页面默认是私有的。”当您共享页面时，“您与其共享的人可以访问笔记，但无法访问转录文本。”共享页面也会遵循每个阅读者自己的设置：“如果协作者启用了记忆（Memory），即使您的记忆功能处于关闭状态，他们的 ChatGPT 也可能会记住共享页面中的信息。”而且录音本身是短暂的：“一旦您的笔记准备就绪，音频就会从您的 Mac 和 OpenAI 的服务器中删除，且无法重新播放。”
更好的方法：将会议决策保存在任何工具都能访问的地方
手动迁移将您的历史记录移入了 ChatGPT。它也展示了价值所在。转录文本庞大且极少被重读。而决策日志很简短，并且是您在遇到问题时真正需要的东西。
该日志也是最有可能再次被孤立的部分。Project 只是单一产品中的一个容器。共享项目在设计上是彼此独立的：OpenAI 指出，它们“无法访问单个成员在项目之外的上下文、自定义指令或记忆”。如果您的团队也使用其他助手，或者您明年更换了工具，这些决策不应该需要重新构建。
MemoryLake 是一个保存该层级的地方，使其能够触及 ChatGPT 以及您使用的每一个其他助手。
您可以用自己的语言亲自编写这些条目。不会从您的 Otter 帐户、您的 ChatGPT 项目或 Space，或任何厂商的存储中读取、写入或删除任何内容。
步骤 1：创建 API 密钥
登录并从控制面板生成一个密钥。该密钥属于您的 MemoryLake 工作区，独立于任何会议工具或 ChatGPT 项目。
步骤 2：上传您的第一批记忆
从手动迁移中的决策日志开始。每个条目记录一个决策，注明日期、决策者和原因。
步骤 3：连接您的 AI 和智能体
连接 ChatGPT 和您使用的其他助手。这样，您会议中的决策就可以在其中每一个助手中使用，同时与您接下来使用的任何笔记工具并存。
这在实践中带来了哪些改变
第一个改变是会议历史记录变得可以解答。您无需在转录文本文件夹中进行搜索，只需提出问题，即可获得包含日期和原因的决策。
第二个改变是新旧笔记得以汇合。Meetings 会将新摘要写入 Space，而您迁移的历史记录则存放在旁边的项目中。关于文件进入 ChatGPT 后的表现，请参阅为什么 ChatGPT 会遗忘上传的文件。
第三个改变是共享变得更加谨慎。会议页面默认是私有的，且共享页面不包含转录文本，对于引用他人发言的笔记来说，这是一个合理的默认设置。项目也划定了自己的边界，这在ChatGPT 项目是否共享记忆中有所介绍。
第四个改变是决策比工具更长久。无论您下一个使用的笔记应用是 Otter、ChatGPT 还是其他工具，决策日志都已写好且便于移植。正如将项目文档转化为 AI 记忆所解释的那样，这一理念同样适用于任何文档集。
将会议记录移至 ChatGPT 的最佳实践
首先检查知情同意和政策。 转录文本包含他人的发言。
仅迁移仍然重要的内容。 迁移进行中的项目和长期的合作关系，而不是每一次通话。
将摘要与转录文本一同导出。 手动复制 Outline 和 Action Items。
按项目合并文件。 项目有文件数量限制，且合并后的文件更易于搜索。
撰写一份决策日志。 它比任何转录文本都承载了更多的上下文。
用真实问题进行测试。 如果项目无法回答，说明仍有内容遗漏。
在共享前审查页面。 记忆可能会影响 ChatGPT 在页面上写入的内容。要更广泛地了解会议工具及其保留的内容，请参阅能记住您会议的 AI 工具；如果您的会议记录是供团队使用的，将群组上下文移至共享项目涵盖了共享方面的内容。
结论
Otter 实现了数据的可移植性。您可以导出转录文本和摘要，在商业计划中进行批量导出，并且无需升级即可访问已归档的对话。ChatGPT 现在为这两部分都提供了存放之处：用于历史记录的 Project 和 Space，以及用于新通话的 Meetings 插件。
无法自动迁移的是“意义”：所说的事情中哪些变成了决策，以及原因。导出仍然重要的内容，按项目进行合并，撰写决策日志，进行测试，并在获得所有人同意的情况下使用 Meetings 记录新笔记。
将决策本身保存在任何工具都能访问的地方，下一次迁移就会变得非常轻松。